Matthat Software neemt de privacy van jouw persoonlijke gegevens serieus.

Matthat Software ontwikkelt software en levert diensten aan Goede doelen organisaties. Sinds de oprichting in 2004 hebben we ons onderscheiden in zowel techniek als aanpak. We hechten in de relatie met ons klanten veel waarde aan transparantie en vertrouwen. Zó willen wij graag samenwerken, samen doelstellingen realiseren en samen plezier hebben. Zie ook onze kernwaarden.

Doelstelling van deze Privacy Verklaring
We begrijpen dat je zuinig bent op je persoonlijke gegevens, en we nemen dat ook serieus. Deze privacy verklaring beschrijft hoe wij omgaan met het verzamelen en gebruiken van je persoonlijke gegevens. Ook geven we aan welke rechten je hebt. We zien gegevensbescherming en privacy als een voortdurende verantwoordelijkheid. Daarom kunnen we deze Privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als daarvoor vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming aanleiding toe is.
Met “persoonlijke gegevens” bedoelen we alle informatie die een persoon herkenbaar identificeert. Dat kunnen dus naam en adresgegevens zijn, maar ook andere gegevens op basis waarvan je herkend zou kunnen worden.

Welke gegevens we verwerken
Matthat Software is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we zelf verwerken. Daarnaast zijn we verwerker voor onze klanten. Met onze klanten hebben we daarvoor een verwerkersovereenkomst afgesloten. Hieronder beschrijven we welke categorieën van persoonsgegevens we verwerken.

  • Naam, adres, woonplaatsgegevens
  • E-mailadressen of andere kanalen zoals Skype
  • Telefoonnummers
  • Geslacht, academische titel(s)
  • Werkgerelateerde gegevens, zoals organisatie, functie, kantooradres
  • Eventuele werkgerelateerde bevoegdheden, bijvoorbeeld als je bevoegd bent om overeenkomsten met ons te ondertekenen
  • Gegevens over deelname aan trainingen, bijeenkomsten of afspraken, eventueel ook foto’s
  • De (e-mail) contactmomenten die we van je ontvangen of aan je verstuurd hebben
  • Meldingen die je hebt vastgelegd in ons supportsysteem
  • Wensen of wijzigingen die je hebt ingediend, inclusief verdere correspondentie en opvolging hiervan.

Waarvoor we deze gegevens gebruiken
De doelen waarvoor we je gegevens verwerken zijn hieronder omschreven.
  • Voor het beantwoorden van vragen als je geïnteresseerd bent in onze oplossingen of dienstverlening
  • Voor het onderhouden van contact en het maken van een afspraak als je ons wilt ontmoeten
  • Voor het inlichten van de receptie als je bij ons op bezoek komt, zodat we je kunnen verwelkomen
  • Voor het opmaken van overeenkomsten als je onze oplossingen of diensten afneemt en voor het uitvoeren van de overeenkomsten en projecten.
  • Voor het uitnodigen voor bijeenkomsten als we denken dat je daar, bijvoorbeeld vanuit je functie of verantwoordelijkheid, in geïnteresseerd bent
  • Voor het plaatsen van nieuws op onze website of onze sociale media kanalen
  • Voor het versturen van mailings, zodat we je op de hoogte kunnen houden van ontwikkelingen in onze dienstverlening en in onze organisatie

De Algemene Verordening Gegevensbescherming schrijft voor dat er een wettelijke basis moet zijn om persoonsgegevens te verwerken. We willen het niet ingewikkeld maken, maar kort samengevat verwerken we je gegevens of om een overeenkomst uit te voeren, of op basis van gerechtvaardigd belang. Er zijn enkele uitzonderingen waarin we toestemming vragen, bijvoorbeeld voor het plaatsen van een foto waar je op staat of het plaatsen van berichten op sociale media en/of website.

Hoelang we je gegevens bewaren
We bewaren je gegevens in overeenstemming met de volgende richtlijnen:
  1. Alle gegevens die te maken hebben met overeenkomsten en zakelijke transacties, bewaren we tenminste zolang als de wet voorschrijft
  2. Alle gegevens die te maken hebben met projecten die we uitvoeren voor jou als klant bewaren we tenminste zolang als de klantrelatie duurt.
  3. Alle gegevens die we verwerken in verband met marketing of interesse die je hebt getoond of contact dat we hebben gehad, verwerken we tot je ons laat weten niet meer geïnteresseerd te zijn in onze oplossingen of diensten
  4. Alle persoonlijke gegevens die we verwijderen uit onze systemen, worden permanent verwijderd en kunnen niet worden teruggehaald.

Met wie we gegevens delen
Natuurlijk delen we geen persoonlijke gegevens met derden, behalve onder de volgende omstandigheden:
  1. Als het delen van je gegevens noodzakelijk is voor uitvoering van de overeenkomst die we met je zijn aangegaan
  2. Wanneer je het zelf hebt gevraagd of we vooraf je uitdrukkelijke toestemming hebben ontvangen
  3. Als we gedwongen worden door een wettelijke plicht of gerechtelijk bevel

We delen de gegevens met de volgende categorieën van subverwerkers. Met iedere subverwerker zijn we een verwerkersovereenkomst aangegaan, waarin wordt geborgd dat ons gegevensbeschermingsbeleid ook door de subverwerkers wordt gehandhaafd.
  1. Met onze partner Pluriform Software, vanwege het community platform waarin de meldingen, projecten en communicatie rond licenties wordt afgehandeld
  2. Met onze IT partner VANESSEN ICT, vanwege het uitbesteden van onze IT ondersteuning aan deze partner
Daarnaast maken we gebruik van onze flexibele schil, zelfstandigen die ons helpen om software te realiseren, consultancy of projectleiding te doen, of support te leveren. Daarmee zijn afspraken gemaakt die gelijk zijn aan de afspraken met werknemers.


Welke rechten je hebt
De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft je een aantal rechten die we hieronder voor je toelichten. We leggen ook uit hoe je dit recht kunt uitoefenen
  • Je kunt inzage vragen in de gegevens die we van je verwerken. We sturen je de gegevens binnen de wettelijke termijn van 1 maand. Het helpt ons als je specifiek vermeldt in welke gegevens je inzage wilt hebben. Dan kunnen we de inzage daarop toespitsen.
  • Je kunt ons vragen om het rectificeren ingeval bepaalde gegevens onjuist zijn. We doen dat niet zomaar, het moet natuurlijk wel verifieerbaar zijn.
  • Je kunt vragen om wissing van je gegevens. In dat geval zullen we afwegen of we, gegeven een eventuele wettelijke bewaarplicht of een ander belang, de gegevens mogen verwijderen.
  • Je kunt vragen om beperking van de verwerking. Dat betekent dat we je gegevens (meestal voor een bepaalde periode) niet mogen verwerken.
  • Je kunt vragen om de gegevens over te dragen. In dat geval leveren we je gegevens in een export bestand, eventueel direct aan een andere partij die je aanwijst.
Als je ons een van bovenstaande verzoeken doet, dan zullen we je vragen om jezelf te identificeren. We willen natuurlijk voorkomen dat je gegevens door een ander dan jezelf ingezien zou kunnen worden, tenzij je die persoon daarvoor toestemming hebt gegeven. Verzoeken kunnen per e-mail worden verstuurd naar privacy@matthat.nl.

Klachten
Als je niet tevreden bent over hoe we met je persoonlijke gegevens omgaan, of je signaleert iets wat je aan ons wil doorgeven, dan kun je dat melden per e-mail aan privacy@matthat.nl of telefonisch
via 0182 – 781 636. We stellen het op prijs als je ons scherp houdt!

Mochten er klachten zijn waar we samen niet uitkomen, dan is het mogelijk om dat voor te leggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie ziet toe op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Zij kunnen dus zelfstandig onderzoek doen naar aanleiding van klachten.

Contactgegevens
Matthat Software B.V., Tielweg 16, 2803 PK, Gouda
0182 – 781 636
privacy@matthat.nl

Datum laatste wijziging: 28 december 2021